Secretária executiva; assistente de diretoria; assistente executiva

Trabalho temporário para cobrir férias. Algumas atividades: organização de viagens (hotéis, passagens, locações), controle de caixinha, controle de serviços de motoboy e correio, controle de malotes, lançamento de notas fiscais no sistema Protheus, etc. 

reservas de viagem (passagem, locação, hotel, traslados), controle de budget de viagem dos funcionários estrangeiros, controle de agenda, controle de correio, solicitação de motoboy, solicitação de serviços de cartórios, relatórios de reembolso/adiantamento, traduções, apresentações em Power Point, requisição de compra de materiais de escritório (via sistema Totvs), organização de eventos, atendimento telefônico nacional e internacional (utilização do Inglês e Espanhol), conferência de faturas e rateios dos custos, etc.

Viagens: solicitação de traslados executivos, locação de automóveis, hotéis, passaportes, vistos, cotação e emissão de bilhetes através dos sistemas de self booking (TMS - Travel Management System e AR&B – Alatur Request Self Booking), controle de créditos, solicitações de adiantamentos para viagens, relatórios de despesas. 

Tesouraria: Adiantamento de Viagens em moeda estrangeira, controle de cofre, ativação, carregamento e descarregamento de cartão VTM (Visa Travel Money), controle de caixa de moeda estrangeira, compra de moeda estrangeira, etc. 

Reuniões: agendamentos, preparação de materiais, coffee-breaks, etc. 

Outras atividades: colocação de pedidos de compras (lançamento de faturas no sistema JDE), administração frota de carros (agendamento, manutenção e revisão), atendimentos/ ligações telefônicas nacionais e internacionais, controle de agenda (via Outlook), acompanhamento de tarefas do time gerencial, controle de correspondências, organização de arquivos, organização de eventos, apresentações em Power Point, atualização de lay out do escritório e acompanhamento durante montagens dos móveis, etc. 

Algumas funções: organização de viagens, assistência em reuniões, emissão de relatórios de despesas, traduções diversas, etc.

Viagens: solicitação de traslados executivos, locação de automóveis, hotéis, passaportes, vistos, cotação e emissão de bilhetes, solicitações de adiantamento, relatórios de despesas, negociação de tarifas-acordo com companhias aéreas e hotéis diminuindo custos para a empresa, etc. 
Implantação de conta EBTA, garantindo a centralização e controle de despesas com viagens e fornecendo seguros de viagens para os empregados. 
Reuniões: agendamento de salas, preparação de materiais, digitação de atas, coffee-breaks, etc. 
Organização de eventos: festas de confraternização, Feiras de Negócios, visitas Board, almoços, etc. 
Traduções: manuais, políticas da empresa, contratos, boletins corporativos, apresentações, procedimentos, etc. 
Comunicação: participação dentro do time de comunicação Interna da empresa e responsável pela comunicação corporativa, envolvendo contato com o Headquarter na França (preparação/envio de artigos e fichas de lançamentos de produtos, etc.). Contato direto com revistas especializadas. 
Importação: contato com clientes, colocação e follow-up de pedidos de importação e elaboração de cronogramas. 
Segurança: Trabalhos sobre Perigos e Riscos e Aspectos Ambientais, participação na equipe de Plano de Abandono, atividades na Cipa (agendamento de reuniões, elaboração de atas, atualização de relatórios de inspeções, etc.). 
Outras atividades: administração de frota de veículos (manutenção, revisão, etc.), controle de faturas (conferência e lançamentos pelo sistema Microsiga), atendimentos e ligações telefônicas nacionais e internacionais, controle de agenda (Outlook), acompanhamento de tarefas do time gerencial, requisição de compras (Microsiga), controle de correspondências, organização de arquivos, atualização e emissão de relatórios (Scorecard), etc. 

Assistência à Diretoria e gerência - Reservas de viagens e reembolsos, solicitação de traslados, rotinas de admissão e demissão, benefícios, ponto eletrônico, liberação de crachás, distribuição de VTs, etc. 
Lançamento de notas fiscais no sistema Baan, encaminhamento de faturas para pagamento, controle de caixinha,notas de débito, etc. 
Utilização dos sistemas Lotus Notes, Baan e KSI.

Atendimentos telefônicos nacionais e internacionais, recepção de clientes e fornecedores, controle de agenda (via Outlook), reservas de viagem, requisição de compras (via SAP), requisição de serviços, relatório de viagens (via SAP), controle de correspondências, requisição de materiais de escritório, organização de arquivos, atualização mensal de gráficos de metas, operação de Intranet, elaboração de trabalhos no Word, Excel e Power Point, acerto de ponto eletrônico, liberação de entrada para visitantes e funcionários, solicitações de coffe-break para reuniões, organização de eventos, solicitações de fiscais, cotação de preços de produtos, controle e encaminhamento de documentos diversos, etc.

Traduções, ligações telefônicas nacionais e internacionais, reservas de táxi, reservas de viagens, relatórios de viagens, elaboração de planilhas (controle de gastos) no Excel, elaboração de apresentações (Power Point), requisições de materiais, follow-up, suporte em Workshops, etc.