ASSISTENTE ADMINISTRATIVO EXECUTIVO

Detalhes da oferta

Empresa
  • Unilever
Localidade
  • Indeterminado - Indeterminado - BR
Tipo de Contrato
  • efetivo, jornada completa
Data de publicação
  • 18/09/2017
Data de expiração
  • 17/12/2017

Descrição da oferta de emprego

O Assistente Administrativo Executivo prestará apoio administrativo e operacional geral ao Gerente Geral e à Equipe de Liderança Executiva. Sob a direção geral do GM, o Titular funcionará de forma independente uma vez que as atribuições são feitas. Para prosperar neste ambiente, é preciso poder trabalhar em um ambiente de equipe colaborativa e ter a capacidade de gerenciar prazos e prioridades em uma configuração de trabalho acelerado.

RESPONSABILIDADES CHAVE

Organizar planos de viagem detalhados e itinerários para a equipe de gerenciamento executivo; compilar documentos para reuniões relacionadas a viagens.
Coordenar com a RH na organização das reuniões da Câmara Municipal, bem como reuniões mensais e trimestrais de pessoal / conselho incluindo agendamento, preparação de agenda e materiais de apresentação e planejamento de logística operacional.
Prepare agendas, avisos, minutas e resoluções.
Ajude a organizar eventos e conferências de vendas anuais organizando instalações e prestadores de serviços, emitindo informações ou convites, coordenando falantes.
Gerenciar calendários de equipes e agendamentos de compromissos; gerencie o calendário de reservas dos quartos de conferência.
Coordenar com o Marketing na criação e gestão da presença diária das redes sociais da GM em fóruns profissionais; monitora e participa na conversa online para construir a interação da marca e a visibilidade da GM como influenciadora do setor.
Coordene com RH para garantir a integridade dos dados dentro da estrutura de relatório direto da GM no sistema de registro.
Apoie a solução de problemas de acesso à intranet dos funcionários e coordene-se com o escritório de RH e a instalação de equipamentos de novas contratações dentro da equipe da GM.
Certifique-se de que todas as necessidades do escritório sejam tratadas em tempo hábil, como a disponibilidade da sala de conferência, os suprimentos, os escritórios de convidados prontos, etc.
Coordene com o Gerente de Segurança e o Engenheiro de Construção para resolver as necessidades de espaço de escritório à medida que surgem, como a mitigação de potenciais riscos de segurança, solicitações de manutenção, etc.
Organizar o arquivamento de documentos na área de gerenciamento executivo; assumir o controle dos processos de manutenção de registros para o escritório e coordenar o armazenamento eletrônico de documentação para fins de referência.

EXPERIÊNCIA ESSENCIAL, COMPETÊNCIAS E QUALIFICAÇÕES

O grau de Associado é necessário.
Um mínimo de 2 a 4 anos de experiência equivalente com sucesso demonstrado em um papel semelhante.
Experimente trabalhar em um ambiente de c-suite e atuar como assistente pessoal
Alto conhecimento de trabalho do Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel e PowerPoint).
Exposição anterior a portais de funcionários on-line, self-service e outros ambientes de trabalho relacionados ao sistema de funcionários on-line.
A interação com os parceiros de negócios da empresa e os clientes internos e externos em todos os níveis e discrição para lidar com assuntos sensíveis é de extrema importância; a capacidade de manter a confidencialidade de toda a correspondência, e assuntos corporativos, de pessoal e de funcionários.
Forte gerenciamento de projetos e habilidades de gerenciamento de tempo.
Habilidades interpessoais efetivas.
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.