Recepcionista / secretaria bilingue

Atendimento e recepção do público em geral, bem como o acompanhar, quando necessário, os visitantes em especial as autoridades, providenciando identificação, prestando informações, mantendo registros que permitam o controle das movimentações ocorridas;
Promover o recebimento de documentos diversos;
Atender telefones, transferir ligações, com anotações e transmissão dos respectivos recados;
Dar apoio necessário para realização de eventos corporativos;
Executar outras atividades inerentes à função, de acordo com as necessidades, garantindo a padronização e qualidade no atendimento.

Arquivo de processos, recepção e prestação de serviços de apoio à cientes, visitantes e colaboradores, atendimento telefônico com filtragem de ligações, envio e controle de correspondência ,gestão de agendas, suporte à diretoria executiva, controle de chaves, documentos entre outros, compra de material de escritório e mercearia, supervisão do serviço de copa.

Recepção, Atendimento telefonico, responsável por controles diversos com utilização de informática, controles de
pequenas despesas e serviços de copa, controles de acessos de funcionários e visitantes, utilização de salas de reuniões,
agendamentos, comunicações telefônicas com o uso do pabx, suporte a diretoria nas ligações nacionais e internacionais,
suporte na distribuição de correspondências e malotes. Organização de briefings e coffee breaks

Manutenção do cadastro de clientes, acompanhamento de projetos e negociação de contratos;
Elaboração de relatórios de despesas semanais e mensais visando o controle de gastos;
Organização e controle da agenda de diretores;
Assessoria à reuniões e a coordenação de execução de planos de ação dos projetos estratégicos da empresa;
Efetuar pagamentos e reembolsos, quando necessário;
Organização de eventos;
Supervisão de contratos ;
Rotinas de escritório e recebimento correspondências.

Apoio administrativo e de secretariado para a equipe, incluindo o processamento de e-mail e reservas de salas de reunião;
Coordenação de agendamento de viagens e itinerário, incluindo transporte e alojamento em hotel;
Preparação do ambiente e as condições necessárias para reuniões, teleconferências e videoconferências;
Colaboração na integração de novos colaboradores da equipe para os processos e políticas da empresa;
Apoio administrativo na organização de eventos internos (agenda, endereços, convites, pagamentos etc);
Coordenação de preparativos logísticos para eventos off-site;
Contato com informações confidenciais - ligação com pessoas em todos os níveis da empresa;
Compilação de dados, organização de documentos e relatórios e auxilio no processo de tomada de decisão;
Atualização e / ou compilação de informações e relatórios em PowerPoint e Excel;
Organização de arquivos de documentos, agenda de contatos e armazenamento de materiais;
Agilização de aprovações, execução de contratos, relatórios e documentos relativos ao negócio, assegurando a confidencialidade;