ASISTENTE DE OPERACIONES

Fecha prevista para la evaluación técnica.
22 de agosto de Fecha prevista para entrevistas por competencias fundamentales de la OIT.
25 de agosto de Vacante no..
BRASILIA/PSI-TEMP/GSJob ID.
Departamento.
Oficina Regional de la OIT para América Latina y el CaribeUnidad Organizacional.
Oficina de la OIT para BrasilLocalización.
Brasilia - DFTipo de Contrato.
Contrato Especial de Corto PlazoEl proceso de contratación para puestos de Servicios Generales está sujeto a la normativa local de contratación y al artículo 4.
del Estatuto del Personal de la OIT.
a OIT solo puede ofrecer contratos a personas con residencia y permiso de trabajo válidos en Brasil.
ueden postularse.
ersonas candidatas internas de la OIT, de conformidad con los párrafos 31 y 32 del Anexo I del Estatuto del Personal.
a OIT valora la diversidad de su personal y agradece las solicitudes de candidatas cualificadas.
nimamos a las personas con discapacidad a presentar su candidatura.
i no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, envíe un correo electrónico a ******.
ondiciones de empleo para candidaturas externas.
De conformidad con la práctica vigente de la OIT, el nombramiento de un candidato externo normalmente se realizará en el primer escalón de este grado.
l salario inicial para este puesto es de (BRL) R$ mensuales.
Este es un contrato temporal sin perspectiva de carrera en la OIT, sujeto a la disponibilidad de fondos.
ste puesto temporario se ubica dentro de la Unidad Local de Operaciones (ULO) de la Oficina de País de la OIT en Brasil, y su función principal es brindar apoyo a la ULO para aumentar la capacidad de respuesta de la unidad a las demandas de grandes eventos a realizarse en Brasil.
a ULO es el núcleo operativo de la oficina, encargándose de la gestión integral de áreas cruciales como finanzas, presupuesto, contabilidad, compras, pagos, administración, inventario, tecnología de la información, viajes, seguridad, gestión de riesgos, control interno y recursos humanos, entre otras funciones.
u labor es fundamental para asegurar que las operaciones de la oficina se desarrollen con eficiencia y eficacia, siempre en estricto cumplimiento de las normativas de la OIT, para así cumplir con su mandato.
a unidad desempeña un papel crucial en el apoyo a la toma de decisiones estratégicas de la oficina, contribuyendo activamente a la administración, el monitoreo y la evaluación para la mejora continua.
demás, integran y respaldan los trabajos interagenciales de las Naciones Unidas en Brasil.
l trabajo en la ULO se rige por principios fundamentales como un sólido espíritu de servicio, el mantenimiento de altos estándares éticos y profesionales, y la promoción de la colaboración y el trabajo en equipo.
bjetivo principalComo miembro del equipo, la persona titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente.
stos servicios están relacionados con la prestación de apoyo operacionales administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, compras, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales.
a persona titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder más adecuado en las áreas asignadas.
a persona titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Oficial Senior de Operaciones y en su ausencia bajo la supervisión de la Asistente Senior De Operaciones.
sta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados.
l/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía.
l trabajo se examinará para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.
elaciones de trabajoA nivel interno, la persona titular del puesto estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios.
a persona titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas local y regional para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento.
nivel externo, la persona titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes.
a persona titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.
unciones y responsabilidades fundamentalesEn función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, la persona titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas.
ealizar labores financieras y administrativas en materia de compras, recopilar, calcular y preparar estimaciones de costos, realizar pesquisa de proveedores y preparar contratos y asistir en el monitoreo de su ejecución.
reparar y procesar transacciones en el sistema de planificación de los recursos institucionales, incluyendo contratos, solicitudes de viaje, órdenes de compra, requisiciones de compra y autorizaciones de pago externas.
sistir en la preparación y realización las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales, la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, programas y otro material, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicasRealizar las operaciones necesarias para que pueda autorizarse gastos y efectuar desembolsos.
reparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
segurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo.
ecopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.
antenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera.
roporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
esempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
sistir en el monitoreo y debida manutención de las instalaciones de la sede de la OIT en BrasiliaDesempeñar otras tareas afines que se le asignen.
equisitos mínimosEstudios secundarios completos.
xperienciaRequeridoUn mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina.
xperiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.
equeridoExcelente dominio del portugués como idioma de destino y de un idioma oficial de la Organización (español o inglés).
onocimiento práctico de otro idioma oficial de la Organización o de un idioma oficial nacional del lugar de destino.
onocimientos y competenciasPersonalesLa persona debe demonstrar las competencias fundamentales requeridas por la OIT.
integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración.
demás de las competencias fundamentales de la OIT, para este puesto se exigen las competencias técnicas siguientes.
onocimiento general de las áreas operacional de la oficina.
onocimiento em materia de compras y organización presupuestal de la oficina.
onciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
uen conocimiento de programas informáticos y de IA.
ficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos.
apacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples.
apacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
ptitudes de redacción.
ptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
lto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
ptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
apacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
enga en cuenta que todas las personas candidatas deben completar un formulario de solicitud en línea.
ara postularse, visite ILO Jobs website.
l sistema proporciona instrucciones para los procedimientos de solicitud en línea.
dvertencia de fraudeLa OIT no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa del proceso de contratación, ya sea la solicitud, la entrevista, el procesamiento o la formación.
os mensajes procedentes de una cuenta de correo electrónico ajena a la OIT (@ilo.
rg) deben ignorarse.
demás, la OIT no requiere ni necesita conocer información sobre los datos bancarios de los solicitantes.#J--Ljbffr