AUXILIAR DE DOCUMENTAÇÃO

Descrição:
Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.

Principais Responsabilidades:
*Executar atividades de arquivo técnico;
*Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;
*Preparar documentação para Guarda externa;
*Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;
*Estruturar arquivo técnico;
*Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
*Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
*Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
*Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;
*Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;
*Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
*Digitalizar documentos por demandas pontuais;
*Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
*Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;
*Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
*Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de *Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
*Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
*Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
*Conferência da documentação recebida;
*Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
*Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
*Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
*Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
*Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

-> Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos:
*Ensino Médio completo.
Experiência anterior na função, 05 anos em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.

Conhecimento Mínimos:
*Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;
*Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
*Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
*Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.Local de trabalho: Canoas, RSRegime de contratação de tipo: Efetivo – CLTJornada: Período IntegralÁrea e especialização profissional: Ciências, Pesquisa - BiblioteconomiaNível hierárquico: AuxiliarVALORIZADOTempo de experiência: Entre 5 e 10 anos