SECRETÁRIA EXECUTIVA

Secretária Executiva - Prestar suporte administrativo, recebendo/efetuando ligações telefônicas, anotando e transmitindo recados, recepcionando pessoas, triando os assuntos, solucionando-os e/ou encaminhando-os aos superiores. Controlar a agenda de compromissos dos motoristas administrativos, seguindo os padrões da empresa. Realizar atividades inerentes a sua área de atuação, como: distribuir correspondências manter organizado o arquivo de documentação e garantir o suprimento de materiais de expediente.   Solucionar questões das mais variadas naturezas, recepcionando pessoas e documentos, triando os assuntos envolvidos, certificando-se da prioridade, implementando decisões e soluções dentro de sua área de responsabilidade e autonomia. Controlar a agenda das salas de reuniões e preparando equipamentos necessários, bebidas e suprimentos, de acordo com as solicitações, colaborando para a realização das reuniões. Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos dos cargos destinados a presidente, vice-presidentes da empresa para destinos nacionais e internacionais, através da plataforma de gestão de viagens corporativas, e/ou se necessário contatando agências de viagem e diretamente os fornecedores, fazendo a cotação de preços, conferências dos processos.   Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para os prestadores de serviços terceiros, quando destinados sobre responsabilidade contratual da INPASA;  Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para as novas admissões/transferências solicitadas pelo setor de RH conforme política de viagens da empresa; Acompanhar as demandas das solicitações de viagens, juntamente a plataforma de gestão de viagens corporativas, com suporte a todas as áreas. Gerir os relatórios realizados, visando garantir o cumprimento da política;  Acompanhar todas as demandas dos apartamentos funcionais, coordenando a limpeza e reposição de itens de suprimentos; Responsável pela fiscalização das atividades da equipe de limpeza.   Realizar compras de suprimentos para abastecimento da copa do setor administrativo e demais setores da unidade. Executar outras tarefas correlatas ao setor, conforme solicitação do superior imediato. Executar as atividades da função respeitando todas as normas e procedimentos de segurança, saúde e meio ambiente do trabalho, estabelecidos pela organização, bem como, utilizar constantemente todos os EPIs de uso obrigatório no desenvolvimento das atividades do cargo e do setor. Tendo a responsabilidade de informar ao seu superior imediato qualquer atividade que apresente risco a sua saúde ou dos demais colegas de trabalho. Exercer as atividades em comum acordo com os valores, políticas, diretrizes, procedimentos e processos da empresa, sempre focando nas metas organizacionais, e mantendo sigilo e protegendo as informações da companhia. Manter a disciplina no programa 5S, objetivando um trabalho seguro por meio da manutenção da organização, padronização e limpeza do ambiente de trabalho. Zelar pelas propriedades da empresa sob sua responsabilidade, informando ao superior imediato qualquer problema ou avaria detectada.