ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Assistente Administrativo - · Acompanhar e efetuar o envio de correspondências e demais encomendas para clientes e fornecedores, através de empresas de logística ou correio, elaborando etiquetas de identificação, controlando os rastreios, bem como contatar e solicitar serviços de motoboy; · Controlar recebimento de correspondências e passar ao setor responsável; · Inserir solicitações de compra pertinentes ao departamento no SAP; Atender e realizar telefonemas e receber, separar e encaminhar correspondências; Prestar serviços gerais e administrativos no setor, zelando pela organização e limpeza; Recepcionar, liberar e orientar a entrada de clientes, visitantes, fornecedores e prestadores de serviços; Realizar ligações e atender às diversas linhas telefônicas do PABX (Central Automática de Comunicação Interna e Externa); Solicitar cartões de visita dos colaboradores; Entregar e controlar cartões de acesso ao prédio quando se tratar de prestadores de serviço; Enviar e receber as correspondências e malotes da empresa, bem como as distribuir e/ou solicitando a distribuição das mesmas aos colaboradores, áreas ou endereços; Arquivar e organizar documentos da área; Atualizar lista de ramais internos e informar as alterações a todos os colaboradores da empresa; Solicitar café da manhã/tarde, almoço e jantar para área produtiva em hora extra; Solicitar serviços de cartório para as áreas e controlar os pedidos dos mesmos; Efetuar gestão da padaria, controlar quantidade de pães de acordo com a quantidade de funcionários; · Correios : solicitações, agendamento ao motoboy, confecção de etiqueta, despacho e conferência. Gestão do Fluxo de pagamento, inserir informações no SAP, separar por CC . Departamentos solicitantes: - Comex: Documentos Bancários - PD: Amostras Diversos Time Comercial (Biodiesel e Feed) - QA: Amostras para laboratórios, Documentos e apostilamento. - Regulatório Amostras, apostilamentos - Financeiro: Envio Documentos · Motoboy gestão das solicitações das áreas. * Serviço utilizado em CORREIOS, CARTORIO, ENTREGA DE AMOSTRAS EM LABORATORIO, BANCOS EM GERAL - Acompanhamento do roteiro. - Acompanhamento de Entrega/envio. - Recebimento - Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC. · Cartório * Áreas solicitantes; PD, QA, financeiro, regulatório; - Gestão de liberação junto ao cartório. - Agendamento com o motoboy - Liberação com o cartório e preenchimento de fichas. - Acompanhamento de entrega e recebimento. - Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC. · Gestão de Padarias café da manhã colaboradores. - Controle e gestão de pães de acordo com a quantidade de funcionários; - Gestão do fluxo de pagamento, inserir informações no SAP e separar por CC. · Controle para recebimento, alinhar a comunicação interna da operação mediante atendimento, registros, recebimento, distribuição, envio de correspondências das áreas DHL /UPS/ CORREIOS/ amostra Geral (comercial e clientes) e recebimento de amostras entre Unidades (Transferências) . - auxilio a Carga e descarga no geral, fornecedores não sabem onde carrega e descarrega, recepção costuma auxiliar. - Este processo chega à recepção sem informação de Destinatário, informação inexistente de quem deverá receber, sendo assim, recepção faz a gestão e entrega desta encomenda/carta, demanda tempo. · Controlar acesso a Unidade, entrada de prestadores, funcionários; - Prestadores de serviço não indicam com quem deverá fará o atendimento CFS, sendo assim , a recepção precisa buscar quem será a responsável do processo. · Recepção Geral, atendimento ao balcão e telefonia; · Solicitações de cartões corporativo dos colaboradores; · Atividades administrativas diversas liberação de acessos, atendimento a demandas de escritório e cliente interno.