RECECIONISTA ADMINISTRATIVA

Descrição da EmpresaAt Beyond International School, we believe education is more than knowledge; it’s about inspiring curiosity, fostering personal growth, and preparing students to thrive in a globalised future.
Together, we go beyond expectations, building a foundation for lifelong success.
escrição da FunçãoProcuramos alguém com o seguinte perfil.
Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita; Facilidade no atendimento ao público, com simpatia, empatia e profissionalismo; Forte sentido de responsabilidade, pontualidade e organização; Espírito de iniciativa e proatividade na resolução de problemas; Capacidade para lidar com informação confidencial com discrição e rigor; Gosto pelo trabalho em equipa e cooperação com vários departamentos; Capacidade de gestão de prioridades e de trabalho sob pressão.
Requisitos obrigatórios.
Experiência anterior em funções de receção, secretariado ou administrativas (preferencial); Bons conhecimentos de informática na ótica do utilizador (Word, Excel, e-mail, bases de dados); Experiência com processos de faturação (emissão / controlo orçamental) (preferencial); Conhecimentos avançados de língua inglesa (oral e escrita - obrigatório); Escolaridade mínima obrigatória; Registo criminal atualizado (obrigatório); Disponibilidade imediata.
Responsabilidades principais.
Atendimento e Receção Atendimento presencial de pais, visitantes, fornecedores e outros utentes da comunidade escolar; Atendimento e encaminhamento de chamadas telefónicas e e-mails; Gestão de correspondência e encomendas recebidas; Apoio Administrativo Geral Apoio direto à direção e aos diferentes departamentos escolares; Preparação e organização de documentação escolar diversa; Arquivo de documentos físicos e digitais; Atualização de bases de dados de alunos e atividades.
Faturação e Gestão Financeira Apoio na preparação e envio de faturas (atividades extracurriculares e opcionais / extra); Apoio e esclarecimento de dúvidas dos encarregados de educação (sobre temas relacionados com Extra-curriculares e opcionais / extra); Comunicação com o departamento financeiro para regularização de pagamentos.
Gestão de Atividades Extracurriculares Receção e registo de inscrições dos alunos nas atividades; Elaboração de listas e comunicação com os responsáveis das atividades; Controlo de presenças e ausências dos alunos; Comunicação regular com famílias sobre alterações, faltas e logística das atividades.
Outras Tarefas Apoio à organização de eventos escolares; Gestão de stocks de material administrativo da receção; Apoio questões relacionadas com uniformes; Apoio na divulgação de informações importantes à comunidade escolar.
Localização Barcarena, Portugal