Secretaria executiva bilingue

Assessora pessoal do CEO. Implementei processos administrativos, sistema de gestão (ERP), processos secretariais e organizacionais na empresa.
Analista Administrativo e Financeiro da escola e do estúdio. Supervisão e coordenação tarefas administravas e secretariais das recepcionistas. Responsável pela área financeira e DP (contas a pagar e receber, folha de pagamento, recolhimento de impostos, conciliação bancária, fluxo de caixa, etc). Implementação de processos administrativos, de organização, de secretariado, de RH (Avaliação de desempenho, KPI's), e financeiros: orçamento x relatórios reais. Preparação de relatórios de indicadores das áreas chaves da empresa para revisão analítica do CEO.
Apoio na implementação de processos comerciais/vendas (CRM, SAC virtual), e de comunicação e marketing digital (gestão de mídias sociais, campanhas, eventos externos para captação de leads, acompanhar jornada de compra do cliente, suporte ao cliente e customer success, etc).

Fornecer apoio ao CEO e ao comitê executivo para divulgação e planejamento, dando suporte direto ao CEO, CFO/CHRO, auxliando na gestão de projeto de reestruturação do departamento de RH, propondo novas ações, cronogramas, pesquisas de endomarketng, desenho de processos em todas as áreas de RH, inicialmente já implementada. Treinamento e Desenvolvimento através de ferramenta online.

Principais conquistas:
- Redução de custos com implantação de plataforma de self booking: criação de política de viagens, treinando outras assistentes e funcionários no uso da plataforma;

- Treinamento e Desenvolvimento: implantação de cursos de compliance e onboarding para novos colaboradores, configurando plataforma de aprendizagem online (Eadbox);

- Implementação de Projeto de RH Estratégico: consultoria, pesquisa e definição do cenário atual. Pesquisas de funcionários, apresentando resultados e soluções para o comitê executivo e head de RH. Implementei um único canal de comunicação interna, aumentando o engajamento dos funcionários;

- Implementação de projeto de análise de desempenho e bonificações: definindo os KPI's dos departamentos, criei uma plataforma de análise de desempenho utilizando storytelling e gamification, gerando relatórios do Business Inteligence para o comitê executivo permitindo melhores decisões de negócios.

Outras responsabilidades:
- Suporte e coordenação as funções administrativas no escritório. Interação com a equipe em todos os níveis;

- Supervisionar calendário, incluindo adicionar, cancelar e editar solicitações de reunião, bem como garantir que o tempo e os detalhes logísticos estejam em vigor.

- Participar de reuniões executivas, elaborando atas e acompanhando os itens da agenda pendentes

- Coordenação total de viagem incluindo transporte aéreo e terrestre, reservas de hotel, vistos e outra documentação de viagem

- Budget, faturamento, conciliação bancária, arquivar relatórios de despesas e rastrear o status de reembolso

* Responsável pela liderança de equipes (recepcionistas, artistas, estagiários, professores e auxiliar de serviços gerais);
* Lançamento de informações no sistema ERP no módulo de departamento pessoal (folha de pagamento, recolhimento de impostos, pagamento de funcionários, etc), recursos humanos (contratação e demissão, processo seletivo e treinamento de funcionários) e contábil (Conciliação bancária, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, emissão de boletos e NF-e, preparação de planilhas e relatórios financeiros para a contabilidade).
* Responsável pelo setor de compras corporativas, mantendo contato com fornecedores e prestadores de serviços e negociando melhores condições de pagamento e execução de serviços;
* Coordenação de todo o processo de compra e, distribuição dos materiais de escritório, e organização das estações de trabalho;
* Atendimento ao cliente interno, entendendo e solucionando demandas de compras, serviços e demais atividades que facilitem a rotina administrativa dos colaboradores;
* Criação de Processos e Rotinas Administrativas.
* Controle da agenda e dos compromissos dos diretores;
* Planejamentos e acompanhamento em viagens nacionais e internacionais (reserva de passagens, hospedagens, vistos);
* Acompanhamento e preparação de reuniões, realização de atas formais e outros documentos;
* Tradução e versão de documentação diversa;
* Gerenciamento das atividades relacionadas à infraestrutura do escritório como: decoração, projetos de arquitetura, melhoria do layout e controle de todo o patrimônio;
* Recrutamento, seleção, onboarding e treinamento de funcionários;
* Organização de eventos de pequeno e grande porte, coffeebreaks e reuniões;
* Captação e fidelização de clientes, auxílio nas campanhas de marketing digital e local;
* Manutenção do site e redes sociais da empresa e do departamento na intranet com a atualização de arquivos links, organogramas, planilhas, manuais e notícias sobre a escola e/ou estúdio;

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