Secretária executiva

Terceirizada da Empresa IPPP.
Assessoria ao Vice-Presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional.
Administrar a agenda do Vice-Presidente - priorizar, marcar e cancelar compromissos, horários de reuniões e viagens
Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos eletrônicos e físicos
Redigir atas, ofícios, memorandos e outros documentos pertinentes ao Vice-Presidente
Preparar e secretariar reuniões
Recepcionar usuários e manter contato com áreas internas e externas da instituição.

Assessoria aos 03 executivos/sócios e equipe de 25 advogados da área Contenciosa – RJ.

Organização e gestão da agenda de compromissos profissionais e pessoais dos sócios 
Coordenação de viagens nacionais e internacionais – reservas de passagens aéreas, hotéis, aluguéis de veículos
Agendamento de reuniões, reservas de salas, verificação da infraestrutura e ferramentas: Webex, Meeting, Teams, Zoom, Legaldesk, DocuSign entre outros
Preenchimento de relatórios de viagens e reembolsos
CRM (Cadastro de contas e contatos/lançamento de atividades comercias e oportunidades/ abertura de cliente/caso)
Elaboração de atas de reuniões quinzenais com serviços de catering
Autorizações de pagamentos utilizando o sistema Totvs - Protheus
Controle da emissão de faturas para envio ao cliente
Tarefas do dia a dia: atendimento telefônico, realização de inscrições em palestras, seminários e convenções, elaboração de cartas, relatórios, apresentações em powerpoint, planilhas e e-mails
Follow-up e filtro de informações com o objetivo de garantir somente os assuntos relacionados a cada diretor seja direcionado de forma correta
Interface entre as equipes, funcionários e os sócios 
Discrição e habilidade em lidar com informações sigilosas e documentos pessoais

Terceirizada da Empresa Worklife Serviços Temporários Ltda. 
Responsável pela agenda e reuniões dos executivos - Diretor e Gestores.
Utilização com o CSC (Serviços Compartilhados) da Vale - webex e manuseio do Sistema Oracle, Microsoft Office, Outlook e Notes 
Pedido, adiantamento e acompanhamento de viagens nacionais e internacionais, translados, renovação de vistos e passaportes 
Recebimento, despacho e conferências de documentos e malote 
Recepção de visitantes 
Preparação de planilha para o uso de voucher de táxi e respectiva reposição 
Prestação de contas do cartão corporativo dos executivos e departamentos, respeitando prazos e diretrizes internas da empresa 
Controle e reserva das salas de reunião 
Organização de arquivos físicos e de rede 
Atendimento telefônico nacional e internacional 
Despacho e conferência de documentos 
Agendamentos diversos 

Terceirizada da Empresa Locanty Comércio e Serviços Ltda. 

Controle de agenda - corporativa e pessoal
Follow-up de prazos e compromissos 
Reestruturar e organizar arquivos físicos e virtuais de documentos 
Organização de viagens/eventos, congressos – nacional e internacional 
Preparação de documentação legal (passaporte e vistos), utilizando o sistema SCDP 
Agendamento de hotéis e passagens aéreas 
Preenchimento de relatórios administrativos, relatórios de viagens e reembolsos 
Atendimento e filtro de telefonemas 
Recepção e triagem de visitantes 
Atendimento e suporte aos assessores e Superintendências relacionados à área da Diretoria Executiva Agendamentos de salas de reuniões 
Redação e digitação de documentos gerais, tais como: memorando, ofício, convocação, convite, contratos, relatórios, planilhas e apresentações 
Acompanhamento da rotina administrativa 
Auxílio departamental 
Distribuição de tarefas ao courier 
Coordenação de atividades/roteiro do motorista da diretora.

Secretariado e Assessoria Executiva

Licenciatura Plena em Letras - Português - Inglês

Secretariado com Registro Profissional no MTE.